4 lý do để hãy coi chừng các bảng tính tài sản cố định

Đã bao giờ bạn tự hỏi: Tại sao tôi phải trả tiền cho phần mềm theo dõi tài sản khi chúng ta có thể sử dụng một ứng dụng như Excel hoặc Google Drive hay thiết bị phần cứng cổng từ an ninh ? Nếu bạn trả lời có, bạn không một mình. Nhiều doanh nghiệp sử dụng Excel và Google Drive để theo dõi tài sản. Đây có phải là một giải pháp tốt, hoặc là cố định các bảng tính tài sản chỉ là một sửa chữa giá rẻ?

Bạn đang có khả năng nhận thức được rằng Excel là xấu để theo dõi hàng tồn kho , nhưng nó cũng có thể gây ra vấn đề lớn khi quản lý tài sản cố định. Trong thực tế, trong một bài viết gần đây, Jackie Luo, Giám đốc điều hành của E-ISG Asset Intelligence, nêu tấm Excel như một ví dụ về công nghệ quản lý tài sản xấu . Như Luo chỉ ra, “Mọi người đều biết tấm Excel không được thiết kế để theo dõi các thông tin cập nhật liên tục các vị trí tài sản, điều kiện và chuỗi hành trình sản phẩm … Tuy nhiên, công ty vẫn sử dụng nó.”

Nếu bạn vẫn đang sử dụng Microsoft Excel hoặc các biến đổi của Google, Google Drive, cổng từ an ninh đây là bốn lý do để thận trọng các bảng tính tài sản cố định:

1. Quá nhiều công thức – theo dõi tài sản trong Excel hoặc một chương trình bảng tính tương tự đòi hỏi rất nhiều công thức. Các chức năng và các hoạt động khác có thể tạo ra các lỗi nếu vô tình thay đổi hoặc không được sử dụng đúng cách. Tuy nhiên, đó không phải là khía cạnh duy nhất của bảng tính mà có thể gây ra lỗi. Trong thực tế, theo bài báo của Forbe bởi Stuart Leung Salesforce của, “nghiên cứu khác nhau báo cáo rằng gần 9 trong số 10 bảng (88%) có sai sót . “

2. bảng tính không có giấy tờ – Thậm chí nếu đội của bạn quản lý để tạo ra một hồ sơ chính xác của tài sản cố định sử dụng một bảng tính và cổng từ an ninh kiểm soát hàng hóa ra vào, mục đích của bảng tính thường không được ghi nhận. Kết quả là, các bảng tính có thể bị mất hoặc thậm chí hiểu sai, dẫn đến sử dụng không chính xác của dữ liệu hoặc nhập dữ liệu không chính xác.

Kế toán3. nhập dữ liệu không nhất quán – Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều hơn một nhân viên, rất có thể nhiều người sẽ cần phải truy cập vào hồ sơ tài sản cố định tại một số điểm trong thời gian, hoặc để thêm vào những hồ sơ hoặc cho các mục đích kinh doanh khác. bảng tính tài sản cố định chạy các nguy cơ xâm nhập dữ liệu không phù hợp , bởi vì mỗi người có thể sử dụng bảng tính theo cách riêng của họ – đôi khi thậm chí còn thay đổi cách bố trí bảng tính – mà có thể hoặc không có thể phù hợp với ý định của chủ sở hữu ban đầu.

4. Không kiểm toán trail – Như nhiều bảng tính có khả năng lưu thông, tiết kiệm được hơn, một kỷ lục của những đồ vật có thể bị thất lạc hoặc hư hỏng có thể kiểm kê thông qua máy kiểm kho cũng có thể được gỡ bỏ. Một hệ thống theo dõi tài sản được thiết kế đặc biệt để theo dõi tài sản cho phép bạn không chỉ để xác định vị trí các mặt hàng mà còn để thực hiện kiểm toán nội bộ hoặc cho các mục đích khác.

Mặc dù ngân sách thường chặt chẽ, nó có giá trị đầu tư để nâng cấp lên một hệ thống cổng từ an ninh theo dõi tài sản cố định được thiết kế để theo dõi tài sản cố định của công ty bạn. Tìm hiểu thêm về cách hệ thống theo dõi tài sản của Wasp giúp các doanh nghiệp giữ hồ sơ chính xác của tài sản cố định của họ trong khi tiết kiệm thời gian.

xem thêm: Máy quét mã vạch Zebex Z3100, nguồn cảm ứng từ cà phê